La réunion professionnelle
La réunion est une sorte d’institution qui s’inscrit dans la vie de toute entreprise. De la réunion d’équipe quotidienne qui ne durera que quelques minutes au congrès retentissant tenu chaque année dans les grandes multinationales, les objectifs divergent souvent. Mais que la réunion soit improvisée et impromptue ou soigneusement définie et préparée, la définition d’un objectif clair est nécessaire
Des objectifs, pour quoi faire?
La réunion n’échappe pas à cette observation que ‘l’organe crée la fonction’. Ce qui n’est pas, on le constate, le meilleur gage d’efficacité.
Combien d’échecs de réunions ne sont-il pas camouflés sou sla désignation de ‘brainstorming’? Parce que le responsable de l’organisation et de l’animation de la réunion n’avait ni défini son but, ni conduit rigoureusement les échanges, et que, de ce fait, la réunion avait dégénéré en un intense bavardage multiforme, il croit cependant duper les participants en affirmant avec aplomb que de toute façon, on a pas perdu sont temps. On a échangé des idées, on a fait du brainstorming’.
Or, il faut le dire, animer une réunion demande un minimum de professionalisme. Et ce professionnalisme débute par la reflexion sur les buts assignés à la réunion.
Selon que l’on veuille informer unilatéralement un groupe de personne avec ou sans discussion postérieurement à l’exposé, engager un dialogue participatif avec le groupe pour faire évoluer son opinion, s’atteler en groupe à l’étude d’une question, rechercher des idées en associant d’autres personnes, des conséquences multiples vont résulter de l’objectif: la taille du groupe, la dimension et la disposition matérielle de la salle, les équipements, le style d’animation, la forme du message porté par l’animateur, le cadre, les repas, l’accueil, le libellé des invitations. Chaque type de réunion appelle un cadre approprié.
Un objectif et des résultats pour une efficacité optimale
Voici une liste de points clés à avoir en tête avant de définir vos objectifs de réunion:
- Un objectif doit être atteignable à l’issue de la réunion. Son réalisme à court terme le rend motivant
- L’objectif de la réunion oriente vers un livrable concret et détaillé
- L’objectif doit être partagé par tous les participants
- L’objectif permet de recentrer l’attention et les idées du groupe
La réunion professionnelle est un moyen de communication du haut vers le bas et inversement, mais également horizontale quand plusieurs fonctions de l’entreprise veulent se rencontrer. Elle est un véhicule de diffusion des informations et des directives. Elle permet d’engager une discussion préalable à une décision à prendre pour qu’elle soit aussi adaptée que possible.
Pourtant la réunion n’a pas que des vertues: multiplication intense, réunions de routine sans but précis, réunions mal préparées, réunions subites déclanchées par un responsable qui se comporte en potentat vis à vis de son personnel. Il sera donc toujours très important de préparer une réunion en amont et de s’assurer de sa légitimité pour ne infliger aux participants une perte de temps qui aurait pu être évitée.
